On palju erinevaid põhjuseid, miks me tegevusi edasi lükkame, samuti on ka palju erinevaid strateegiaid, kuidas seda lõpetada. Kui sa prokrastineerimise põhjuseid ei tea, siis ei pruugi ka erinevate meetodite katsetamine olukorda lahendada. See, mis töötab teiste jaoks, ei pruugi sulle sobida.

Oluline on teada prokrastineerimise põhjuseid. Seejärel tuleb leida endale sobiv süsteem, mis ka sinu ellu sobib.

Prokrastineerimist on võimatu täielikult vältida, kuid on erinevaid viise selle ennasthävitava harjumuse vähendamiseks ja oma elu lihtsustamiseks. Kõikide soov on ju stressi vältida, produktiivsem olla ja olulisteks asjadeks rohkem aega omada.

Loetlen 10 erinevat inspireerivat ideed selleks, et sa saaksid hakata konkreetseid samme tegema ja luua häid harjumusi, mis aitavad sul prokrastineerimise harjumusest lahti saada.

* Lisasin iga strateegia juurde mõned ideed harjumuste kohta. Kasuta neid inspiratsiooni saamiseks ja muuda vastavalt oma olukorrale ja vajadustele. Kuid pea meeles, et need oleksid võimalikult lihtsad ja pisikesed!

Prioriteetide seadmine

Üks edasilükkamise põhjus on pikk tegevuste loetelu, mis sind üle koormab. Võib tunduda, et tegevusi on liiga palju ja tihtipeale me ei tea, millest alustada, seega me lihtsalt ei alustagi. Või alustatakse tegevustega, mis pole tegelikult nii olulised ja lükatakse raskemad ning kiireloomulisemad ülesanded edasi.

Selleks, et selgitada välja, milliste ülesannetega ja millal sa tegelema pead, proovi neid prioritiseerida. Nii saad kindel olla, et sa ei raiska aega ebaolulistele ülesannetele, samal ajal olulisi unarusse jättes. Tegevuste loetelu on hallatavam ja sa tead, kust ja millega alustada.

Prioriteetide seadmiseks on erinevaid meetodeid. Näiteks:

Ivy Lee meetod: kirjuta igal õhtul üles kuus kõige olulisemat ülesannet järgmiseks päevaks ja sea need tähtsuse järjekorda. Järgmisel päeval alusta nimekirja esimesest ülesandest ja keskendu sellele, kuni oled selle valmis saanud. Alles seejärel võta ette nimekirjas järgmine ülesanne. Päeva lõpus võib mõni ülesanne tegemata jääda – tõsta need lihtsalt järgmise päeva kuue ülesande sekka ja korda meetodit ka järgmistel päevadel.

ABCDE-tehnika: jaota ülesanded viide rühma.

A – kõige olulisemad ülesanded, mille tegemata jätmine tekitab probleeme.

B – olulised ülesanded, mida peaksid tegema. Nende tegemata jätmine võib tekitada probleeme, aga ei ole tingimata takistuseks eesmärkide täitmisel.

C – ülesanded, mida oleks tore või huvitav teha. Tegemata jätmine probleeme ei tekita.

D – ülesanded, mis tuleks teistele inimestele delegeerida.

E – ülesanded, mida sa oluliseks ei pea ja mille võiks nimekirjast välja jätta.

Loomulikult on igas kategoorias rohkem kui üks ülesanne, kuid ka neid on võimalik järjestada. Näiteks A1, A2, B1, B2 jne. Alusta alati ülesandest A1 ja liigu kategooriate ja järjestuse alusel edasi.

Pareto printsiip: Pareto printsiibi järgi annab 20% meie tegevusest 80% tulu. Seega tuvasta kõige olulisemad ülesanded ja prioritiseeri neid, sest sealt saad sa suurima tulu.

Eisenhoweri maatriks: Eisenhoweri maatriks on kõige tuntum prioritiseerimise maatriks, kus olulised ja kiireloomulised ülesanded on justkui tulekahjud, mida tuleb kohe kustutada. Oluline on jälgida, et tähelepanu oleks suunatud olulistele, aga veel mitte kiireloomulistele ülesannetele, et selliste tulekahjude tekkimist vältida.

Oluline on leida meetod, mis sulle sobib. Proovi kõik meetodid läbi ja vajadusel kombineeri neid.

Harjumuste ideed:

• Peale seda, kui olen homseks kõik tegevused kirja pannud, kategoriseerin need ABCDE-tehnika alusel.
• Pärast järgmise nädala plaani koostamist kaalun, millised on tulutoovamad ülesanded.
• Pärast seda, kui olen järgmiseks päevaks kõige olulisemad ülesanded välja valinud, valmistan oma töökoha ette, et saaksin ülesannetega kohe peale hakata.

Jaga ülesanded väiksemateks vaheülesanneteks

Oled tõenäoliselt seda klassikalist nõuannet kindlasti palju kuulnud, kuid see tõesti aitab. Kui ülesanne on liiga suur ja segane, siis on prokrastineerimise tõenäosus suurem.

Selleks, et ülesanne siiski tehtud saaks, võib kasutada vaheülesandeid. Koosta nimekiri ülesannetest, mille sa suudad ühe ajaperioodi või päeva jooksul valmis saada.

Kui ülesanne on liiga suur ja kõiki kaasnevaid ülesandeid on raske ette näha, siis piisab ka sellest, kui oled paika pannud ainult mõned järgmised ülesanded.

Kõige olulisemad on esimesed ülesanded. Veendu, et need oleksid piisavalt lihtsad ja selged, et töö tegemisel segadust ja frustratsiooni ei tekiks.

Kui soovid siiski kõik vaheülesandeid paika panna, võid kasutada mõnda projektijuhtimise tehnikat, nt PERT meetodit, mille töötasid välja USA mereväelased.

Harjumuste ideed:

• Pärast suure ülesande saamist panen kirja esimesed vajalikud sammud.
• Pärast ülesande lisamist tegevuste nimekirja veendun, et ülesanne on piisavalt väike, vastasel korral lisan nimekirja esimese vajaliku sammu.

Parim aeg produktiivsuseks

Inimesed on produktiivsed erinevatel aegadel. Mõned töötavad paremini varahommikul, teised aga hilja õhtul. Mõned töötavad kõige efektiivsemalt pärast söömist, teised aga siis, kui on näljased.

Proovi aru saada, millal sa kõige produktiivsem oled ja planeeri kõige olulisemad ülesanded just nendesse ajavahemikesse.

Samuti võid välja selgitada ajad, mil oled vähem produktiivne. Jäta need perioodid puhkamiseks või lihtsamate ülesannete jaoks.

Harjumuste ideed:

• Pärast lõunapausi tegelen mõne lihtsa ülesandega.
• Pärast tegevuste nimekirja koostamist otsustan, millised ülesanded teen produktiivsel ajal ja millised vähem produktiivsel ajal.

Pomodoro tehnika

Oled kindlasti sellest tehnikast kuulnud. Selle lõi 1980ndatel aastatel Francesco Cirillo ja tema tehnika muutus ajajuhtimise valdkonnas väga populaarseks.

Pomodoro tehnika seiseb selles, et paned tööd alustades taimeri 25 minutiks käima. Kui 25 minutit täis saab, siis teed 5–10–minutilise pausi ja jätkad seejärel töötamist. Tehnikat võib kasutada nii palju kordi, kui soovid.

Mõnede jaoks on 25-minutiline töövahemik liiga lühike. Siis võib kasutada ka 50-minutilist töötamise ja 10-minutilise pausi tehnikat. Kokku teeb see täpselt 1 tunni, seega on mugav ka oma päevaseid töötunde jälgida.

Ajavahemike puhul on oluline järgida, et keskendud täielikult ülesandele. Ei tohiks olla segajaid ja teisi ülesandeid. Ainult siis avaldab tehnika produktiivsusele parimat mõju.

Enne alustamist veendu, et ei oleks segajaid ega takistavaid tegureid. Lülita telefon välja, teavita teisi, et sa ei ole järgmise tunni jooksul kättesaadav, sule uks, pane ära kõik asjad, mis pole ülesande täitmiseks vajalikud. Käi ära WC-s ja täida oma kohvitass/teetass/veeklaas.

Veendu, et ülesanne on arusaadav ja sa tead täpselt, mida tegema pead. Tee vajadusel ettevalmistusi ja loe ennetavalt teema kohta. Veendu, et kõik oleks ülesande tegemiseks selge.

Kasuta arvutis mõnda Pomodoro rakendust (nt Focus To Do), et sa ei peaks telefoni taimerit kasutama. Leia endale kõige sobivam variant.

Kui tööaeg saab täis – siis tõesti puhka. See on oluline. Ära jätka tööd. Vajadusel lõpeta lause või mõni muu pooleliolev tegevus, kuid ära jäta pausi tegemata.

Kui tunned, et tahad töötamist jätkata ja oled juba rütmis sees, siis võib kaaluda tööaja pikendamist. Proovi ja katseta. Võib-olla on sinu ideaalne tööaeg 90 minutit või isegi kauem.

Sellegipoolest, pea pausidest kinni! Need aitavad sul pikas perspektiivis produktiivsem olla. Oluline on pauside ajal tõesti puhata. Sule ekraanid, ära jää arvutisse uudiseid lugema, ära ole telefonis. Puhka silmi.

Vaata aknast välja. Tee venitusharjutusi. Käi WC-s. Täida veeklaasi. Tee väike jalutuskäik. Söö tervislik vahepala. Hoolitse enda eest!

Pomodoro tehnikat ei pea kogu aeg kasutama, see pole isegi võimalik. Kuid proovi oma päeva lisada vähemalt üks selline intensiivne tööblokk. Kui võimalik, lisa rohkem. Katseta ja kohanda tehnikat nii, et see sulle kõige paremini sobiks.

Kasuta seda tehnikat ainult siis, kui sa tead, et sul on oluline ülesanne, mille tegemiseks on tõesti keskenduda vaja. Ära kasuta seda kergekäeliselt. Kasuta seda siis, kui sul on tõesti vaja keskenduda ja leida viis prokrastineerimise vältimiseks.

Kui hakkad tehnikat kasutama, siis pea reeglitest kinni. Kui sa lased ennast segada, teed teisi ülesandeid või ei võta pause, siis see ei toimi. Kuid ära heitu, kui sa ei suuda tehnikat kohe enda jaoks toimima saada. Oluline on segajatest ja takistustest teadlikuks saada ning seejärel on neid võimalik ka eemaldada.

Harjumuste ideed:

• Pärast Pomodoro taimeri käivitamist panen pähe kõrvaklapid.
• Kui taimer heliseb, siis tõusen püsti ja lähen töökohast eemale.
• Kui olen otsustanud tööd teha, siis panen laua või ukse peale sildi “Mitte segada”.

Aja kaardistamine

Aja kaardistamine on ajaplaneerimise tehnika, mis aitab sul ajakavast paremini kinni pidada. See hõlmab kalendri korrastamist, olulistele ülesannetele keskendumist ja tööaja kasutamise piiramist, et ülesannetele mitte liiga palju aega kulutada.

Aja kaardistamine tähendab seda, et paned kalendrisse kirja aja, millal sa kindla ülesandega tegeled. Oluline on paika panna, kui palju sa ülesandele korraga aega kulutad, mitte tegeleda ülesandega seni, kuni see tehtud on.

Kujutle, et see ajavahemik on justkui oluline koosolek. Ära muuda seda kergekäeliselt, ära võta selleks ajaks muid kohustusi, eemalda segajad ja keskendu tööle. Ülesannete täitmiseks on võimalik ka Pomodoro tehnikat kasutada.

See võimaldab sul ennast lihtsamini tööle sundida. Sa tead, et see aeg on konkreetse ülesande jaoks ja sa ei saa samal ajal midagi muud teha. Võta seda sama tõsiselt nagu arsti vastuvõttu, kuhu sa lihtsalt pead konkreetsel ajal kohale minema.

See aitab päeva paremini organiseerida, sest ülesande jaoks on seatud ajaline piirang. See tähendab, et sa ei saa ülesande jaoks liiga palju aega kulutada ja üle töötada.

Aja kaardistamist võib ka isikliku aja planeerimisel kasutada. Planeeri lõuna, raamatu lugemise aeg või trenn. Planeeri iganädalane kohting abikaasaga ja aeg, mille veedad laste ja perega.

Sellega väldid olukordi, kus tööülesanded kärbivad sinu puhke- ja lõõgastusaega. Kui sul on kalendris paika pandud aeg perega veetmiseks, siis sa lihtsalt ei saa sellele perioodile tööülesandeid võtta ja pead teise lahenduse leidma.

Harjumuste ideed:

• Kui olen otsustanud, et soovin abikaasaga kohtingule minna, siis broneerin selleks kalendrisse kindla aja.
• Pärast järgmise nädala tegevuste nimekirja koostamist määran kindlaks ülesannete tegemise ajad ja lisan need kalendrisse.

Mängustamine

Meile kõigile meeldib mänge mängida ja sageli teeme seda ka töötamise asemel. Mäng on lihtne ja lõbus asendustegevus selle asemel, et rasked ülesanded lõpuni teha.

Mängud pole halvad, need aitavad lõõgastuda ja isegi aju treenida, aga mitte siis, kui tuleb tööd teha. Kui oled perega või üksi mängimiseks kalendrisse kindla aja planeerinud, siis on see hea vaheldus.

Kas me saaksime mängude kaasahaaravaid elemente tööaega integreerida, et seda lõbusamaks ja huvitavamaks muuta?

Mängustamine muutub üha populaarsemaks ja seda kasutatakse nii turunduses, hariduses, tervishoius kui ka teistes mittespordialastes keskkondades. Kuidas me saaksime kasu lisades igapäevaellu sellised mänguelemendid nagu punktid, märgid, edetabelid, tulemused, seiklused ja tegelased?

Võimalusi on palju ja kõik sõltub sinu loovusest ja eelistustest. Meeskonnas töötades on võimalik luua igapäevane, -nädalane või -kuuline väljakutse. Võite luua endale tegelaskujud, teha oma projektist seikluse, anda ülesande lõpetamise eest punkte ning panna saadud tulemused kirja kõigile nähtavasse edetabelisse.

Selline lähenemine ei pruugi kõikidele sobida, seega veendu, et meeskond on ideega nõus ja et “mäng” ei võta töö tegemiselt kogu tähelepanu. Ka ühe mänguelemendi kasutamine võib piisav olla.

Kui teised mõttega kaasa ei tule või kui töötad üksi, siis võid “mängu” ka üksi mängida. Pane enda jaoks paika mõned reeglid ja väljakutsed, mis sind motiveerivad ja töötamise lõbusamaks muudavad.

Harjumuste ideed:

• Pärast ülesande lõpetamist saan 10 punkti.
• Keerulise ülesandega tegeledes kujutan ette, et olen justkui superkangelane.

Energiatasemete suurendamine ja enda eest hoolitsemine

Sinu füüsiline ja vaimne tervis mängivad produktiivsuses ja prokrastineerimises suurt rolli. Kui oled füüsiliselt või vaimselt kurnatud, siis on kerge midagi lihtsat või üldse mitte midagi teha, selle asemel, et keerulise ülesandega tegeleda.

Seega, hoolitse enda eest. Maga piisavalt, söö tervislikult, joo vett, tee regulaarseid pause, käi õues, tee trenni, kuula muusikat, mediteeri, joo rohelist teed jne.

Lisa oma päevakavasse tervislikke ja kasulikke tegevusi. Saad enda eest hoolitsemise aja ka kaardistada ja kalendrisse lisada.

Kui alustad tööd pärast head und, tervislikku hommikusööki ja harjutusi, oled tõenäoliselt võimeline kiusatustele paremini vastu hakkama ja suudad olulisele keskenduda.

Harjumuste ideed:

• Pärast hammaste pesemist joon klaasi vett.
• Pärast töö lõpetamist panen selga trenniriided.
• Pärast lõunasööki teen lühikese jalutuskäigu.

Töökeskkonna parandamine

Kõik, mida me näeme, kuuleme, nuusutame, maitseme ja puudutame võib meid millekski innustada. Keskkonnal on sulle suur mõju, seega veendu, et see töö tegemist motiveeriks, mitte ei takistaks.

Eemalda segajad. Kui on midagi, mis sinu tähelepanu hajutab, siis pane see kõrvale. Hoia silme ees ainult ülesande tegemiseks vajalikud asjad. See tähendab ka kõige ebaolulise eemaldamist arvutist.

Hoia töökoht puhas kõigest, mis võiks sind segada. Veendu, et sul oleks mugav töötada. Kas sul on hea tool ja laud või teed tööd diivanil olles? Kas valgust on piisavalt? Kas ekraan on õigel kõrgusel? Kas sinu töökoht ja seadmed on ergonoomilised?

Võid oma lauale või seinale midagi motiveerivat ja inspireerivat lisada. See võib olla midagi, mis meenutab sulle, miks su töö oluline on, mis on sinu eesmärk või millal saabuvad ülesannete tähtajad. Selleks võib olla perepilt, inspireeriv tsitaat, ülesannete ajagraafik või visioonitahvel.

Harjumuste ideed:

• Pärast töö lõpetamist panen kõik asjad oma kohale tagasi.
• Vaatan prokrastineerimise vältimiseks perepilti.
• Seadistan pärast töö lõpetamist reguleeritava laua püstisesse asendisse.

Kõrvalda segajad ja planeeri potentsiaalseid tulevasi segajaid

On väga lihtne end segada lasta ja peale seda on tööülesannete juurde naasmine väga keeruline. Fookuse taastamine ja ülesandele uuesti keskendumine võtab väga palju aega. California Ülikoolis tehtud uuringu järgi võtab ülesande juurde naasmine aega keskmiselt 23 minutit ja 15 sekundit.

Mida rohkem on sul segajaid, seda vähem produktiivne sa oled. Segajad raiskavad sinu aega ja panevad sind olulist edasi lükkama.

Mis sind tavaliselt segab? On selleks telefonikõned, e-kirjad, sotsiaalmeedia, kolleegid, sõbrad, perekond, sinu enda mõtted, müra, lõhn, midagi, mida sa näed, tunned või hirm? Jälgi oma tööpäeva ja koosta segajatest nimekiri.

Kui oled segajad välja selgitanud, siis kaalu erinevaid viise nende eemaldamiseks. Mis on need märguanded, mis panevad sind midagi muud tegema? Teavitused telefonis? Pane telefon hääletule režiimile ja nägemisulatusest kaugemale. Teavitused arvutis? Lülita need välja. Arvutis lahti olevad vaheaknad? Kasuta töötamiseks teist kontot. Janu-, nälja- või igavustunne? Hoia laual veeklaasi ja söö pausi ajal suupisteid.

Kui oled oma segajatest teadlik, siis saab nende vältimiseks plaani koostada. Koosta tegevuskavad. See tähendab, et sul on olemas plaan selleks hetkeks ja olukorraks, kui segaja peaks ilmuma. Nii sa tead, mida teha, kui vastav olukord juhtub. Seega ei ole vaja tekkinud olukorras lahenduse leidmisele aega ja närve kulutada.

Tegevuskavade ideed:

• Kui keegi soovib minult 50-minutilise tööbloki jooksul midagi küsida, siis palun neil X minuti pärast tagasi tulla.
• Kui märkan ennast töö ajal sotsiaalmeediat kasutamas, siis sulgen selle kohe.
• Kui kolleegid hakkavad liiga valjusti rääkima, siis panen pähe mürasummutavad kõrvaklapid.

Alusta väikeste sammudega

Paljude inimeste jaoks on kõige raskem just alustamine. Kui nad juba tegutsevad, siis läheb asi lihtsamaks ja nad on nõus isegi keerulisi ülesandeid tegema. Kuidas on lood sinuga? Kas sul on lihtne alustada või ootad viimase hetkeni, kuni ajasurve on vältimatu?

Lihtsamaks alustamiseks on palju viise, mis sõltuvad olukorrast, ülesandest ja isikust endast. Sa võid eesmärgiks seada ka ainult esimese sammu tegemise. Ära koorma ennast suure ülesandega. Mõtle välja, mis on esimene vajalik samm ja lepi endaga kokku ainult selle tegemine. Võib juhtuda, et kui juba alustad, siis jätkad ka järgmiste sammudega, kui need paigas on. Võib aga ka juhtuda, et sa ei taha rohkem teha ja ka see on aktsepteeritav, sest vähemalt esimene samm on tehtud.

Võid kasutada ajalisi piirangud. Lepi endaga kokku, et töötad ülesande kallal 5 või 10 minutit. Mõnikord piisab just sellest lahenduse leidmiseks või esimese takistuse ületamiseks ja peale seda on ülesandega töötamine lihtsam. Seejärel võid ülesandega hiljem ka pikemalt jätkata, nt 15 minutit. Kõik, mis aitab sul alustada, on hea. See on parem, kui mitte midagi.

Harjumuste ideed:

• Kui mul tekib tahtmine prokrastineerida, siis panen käima 10-minutilise taimeri ja alustan peale seda töötamist.
• Kui olen ülesande edasi lükanud, siis teen ära ainult ühe järgmise väikse sammu.
• Kui saan uue olulise ülesande, siis teen kohe esimese väikese sammu ära.

Kokkuvõte

Need on vaid mõned paljudest olemasolevatest strateegiatest, kuid need on alustamiseks piisavad. Sa ei pea kõike teadma ja tegutsemist edasi lükkama, kuni oled kõik strateegiad läbi lugenud. Alusta nende kümnega ja rakenda just neid, mis sinu olukorraga haakuvad.

Loe veel:

Miks me tegevusi edasi lükkame?

10 põhjust, miks me asju edasi lükkame